Managementul proiectelor digitale

Un proiect digital urmărește un rezultat clar, într-un interval stabilit și cu resurse limitate. Înainte de lucru se formulează obiectivul, beneficiarii, produsul final și criteriile după care va fi acceptat. Echipa are roluri: cine coordonează, cine redactează, cine construiește, cine testează și cine aprobă. Planul împarte proiectul în activități mai mici; această descompunere este numită structură pe activități sau WBS. Fiecare activitate are responsabil, durată, resurse și eventual activități de care depinde.

Un instrument digital poate arăta activitățile pe un grafic temporal. Durata proiectului nu este neapărat suma tuturor duratelor: activitățile independente pot merge în paralel. Schimbările se consemnează, se justifică și se aprobă înainte de a modifica planul.

Etapele sunt inițierea, planificarea, executarea, monitorizarea și încheierea. La inițiere verifici necesitatea și justificarea economică; la planificare estimezi efortul, costul și dependențele. În monitorizare compari progresul real cu planul, urmărești riscurile și întocmești rapoarte. Traseul critic este cel mai lung lanț de activități dependente care fixează durata minimă a proiectului; întârzierea unei activități de pe acest traseu întârzie finalul dacă nu se schimbă planul. La încheiere verifici calitatea rezultatului și redactezi raportul final.

Pentru fiecare activitate se calculează începutul și sfârșitul cel mai devreme: începutul este cel mai mare dintre sfârșiturile activităților de care depinde, iar sfârșitul este începutul plus durata. Rezerva de timp a unei activități este diferența dintre cât poate fi amânată fără să întârzie proiectul și momentul în care ar începe devreme; pe traseul critic rezerva este 0. Costul unei activități se estimează ca produs între efort (în zile-persoană) și tariful zilnic, la care se adaugă costurile materiale; suma lor dă bugetul, iar un buget se monitorizează comparând costul real cu cel planificat. Riscurile se notează cu probabilitate, impact și măsură de reducere, de exemplu un membru al echipei lipsește sau furnizorul de găzduire livrează cu întârziere.

Exemplu lucrat 1: traseul critic. Pentru un site al școlii, proiectarea durează 2 zile; după ea, redactarea și grafica durează câte 3 zile și pot avea loc în paralel; publicarea durează 1 zi după ambele. Durata minimă este $2+3+1=6$ zile, nu $2+3+3+1=9$ zile. Ambele ramuri sunt critice, deoarece întârzierea uneia amână publicarea. Dacă imaginile întârzie, echipa actualizează planul și raportează schimbarea.

Exemplu lucrat 2: rezerva unei activități. Un proiect are activitățile A (2 zile, fără dependențe), B (3 zile, după A), C (4 zile, după A), D (2 zile, după B) și E (1 zi, după C și D).

1. A începe în ziua 0 și se termină în ziua 2.
2. B și C pornesc după A: B se termină în ziua $2+3=5$, C în ziua $2+4=6$.
3. D depinde de B, deci începe în ziua 5 și se termină în ziua $5+2=7$.
4. E depinde de C și D; începe când ambele sunt gata, adică în ziua $\max (6;7)=7$, și se termină în ziua $7+1=8$.
5. Lanțurile sunt $A\to B\to D\to E$ cu $2+3+2+1=8$ zile și $A\to C\to E$ cu $2+4+1=7$ zile. Traseul critic este cel de 8 zile, deci proiectul durează minimum 8 zile.
6. C se termină în ziua 6, dar E nu poate începe înainte de ziua 7, deci C are rezerva $7-6=1$ zi. O întârziere de o zi la C nu mută finalul; una de două zile îl mută cu o zi.

Exemplu lucrat 3: bugetul. Pentru activitatea de redactare se estimează 6 zile-persoană la 150 lei pe zi (exemplu), deci $6\cdot 150=900$ lei. Dacă efortul real ajunge la 8 zile-persoană, costul devine $8\cdot 150=1200$ lei, adică 300 lei peste plan; raportul de monitorizare consemnează abaterea și cauza ei.

Exemplu lucrat 4: riscurile. Un risc este un eveniment posibil care poate afecta proiectul. Fiecare risc se evaluează după probabilitate și impact, pe scara 1–3, iar nivelul este produsul lor. Absența unui membru al echipei are probabilitatea 2 și impactul 3, deci nivelul $2\cdot 3=6$. Schimbarea culorii titlurilor are probabilitatea 3 și impactul 1, deci nivelul $3\cdot 1=3$. Se tratează întâi riscul cu nivelul 6, de exemplu prin împărțirea sarcinilor, astfel încât două persoane să cunoască fiecare parte a lucrului.

Greșeli frecvente

• Greșit: durata proiectului este suma tuturor activităților.
  Corect: activitățile paralele se suprapun; traseul critic determină durata minimă.
• Greșit: obiectivul „să facem ceva bun” este suficient.
  Corect: obiectivul precizează produsul și criteriile de acceptare.
• Greșit: orice activitate întârziată mută data finală.
  Corect: o activitate cu rezervă de timp poate întârzia cât rezerva ei fără să mute finalul; doar întârzierile de pe traseul critic îl mută.
• Greșit: o schimbare de cerințe nu afectează planul.
  Corect: se evaluează efectul asupra resurselor, dependențelor și termenului.

Înainte și după